O que é uma Invoice e como emitir?

Você já ouviu falar em Invoice? Pode até soar complicado, mas é bem simples. Imagine uma nota fiscal, só que para negócios internacionais. É isso que a Invoice faz: formaliza e confirma a venda de um produto ou serviço entre países diferentes.

Se a sua empresa atende clientes lá fora, é fundamental entender o que é e como funciona uma Invoice. O termo significa "fatura" em inglês, mas, na prática, é mais do que isso. Ela serve para formalizar a negociação e cobrar valores de transações comerciais entre empresas do Brasil e clientes em outros países. E, embora se pareça com uma nota fiscal, não substitui os documentos fiscais internos, como a NF-e ou a NFS-e, que ainda precisam ser emitidos para o cálculo de tributos no Brasil.

Agora, você deve estar se perguntando: como emitir uma Invoice? É obrigatória para todas as transações internacionais? Quem deve preenchê-la? E sobre taxas, preciso pagar algo a mais? Bom, essas são dúvidas comuns e importantes que vamos esclarecer neste artigo. Então, continue lendo para ficar por dentro!

O que é uma Invoice?

Uma Invoice, também conhecida como Commercial Invoice, é um documento emitido quando uma empresa vende para um cliente em outro país. Ela funciona como uma nota fiscal internacional, utilizada para formalizar a exportação ou importação de produtos e serviços.

Apesar de ser essencial para transações internacionais, é bom lembrar que a Invoice não substitui as obrigações fiscais brasileiras. Ou seja, mesmo emitindo a Invoice, você ainda precisa emitir as notas fiscais exigidas por aqui.

Como a Invoice Funciona na Prática?

Se você vai vender algo ou prestar um serviço para um cliente no exterior, deve emitir a Invoice. Ela deve acompanhar a nota fiscal do item negociado. E embora não seja sempre obrigatória, é altamente recomendada, pois facilita a formalização e esclarece os termos da operação.

Quando a Emissão da Invoice é Obrigatória?

A verdade é que não existe uma regra que obrigue a emissão da Invoice em todas as transações internacionais, mas quanto maior o valor envolvido, mais documentado você deve estar. Isso ajuda a evitar problemas futuros. Além disso, é bom ter um contrato formal com o cliente, especificando os termos da venda ou serviço prestado, e garantir que todas as obrigações fiscais brasileiras sejam cumpridas.

O Que Deve Constar na Invoice?

A Invoice precisa de alguns detalhes importantes para garantir que tudo esteja claro e bem formalizado:

• Data de emissão e número do documento;
• Informações completas do vendedor e do comprador (nome, endereço, dados bancários);
• Descrição detalhada do produto ou serviço, de preferência com o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
• Tipo de transporte utilizado;
• Local de embarque e desembarque;
• Preço unitário, moeda, valor total ou das parcelas;
• Peso bruto e líquido, quantidade;
• Forma e canal de pagamento;
• Condições de venda (Incoterms);
• Assinatura do emissor da Invoice (opcional, mas recomendado).

Quem Emite a Invoice?

Quem vende o produto ou presta o serviço é responsável por emitir a Invoice. Então, se você tem uma empresa que atende clientes no exterior, precisa saber como gerar esse documento. Cada região pode ter um processo diferente, por isso, é importante se informar com a prefeitura local ou conversar com o seu contador.

Como Emitir uma Invoice?

Aqui vai um passo a passo simples:

• 1. Insira os dados da sua empresa.
• 2. Adicione as informações do cliente.
• 3. Preencha os dados da Invoice: número, data de emissão e vencimento.
• 4. Inclua os detalhes do serviço ou produto: descrição, quantidade, preço por unidade e preço total em dólar.
• 5. Informe a forma de pagamento.

Não existe um modelo padrão. Você pode usar um formulário pronto ou criar o seu próprio, mas lembre-se de preencher no idioma do cliente ou em inglês para facilitar a comunicação.

Como Pagar uma Invoice?

O pagamento geralmente é feito por transferência internacional, seja via bancos tradicionais ou plataformas especializadas. Aqui, podem surgir taxas, como o IOF (0,38% sobre o valor da transação), e dependendo da natureza da operação, até Imposto de Renda.

E o Invoice Number?

O Invoice Number é simplesmente um código numérico sequencial que identifica cada Invoice emitida. Isso facilita o controle e organização das transações.

Como Emitir Nota Fiscal de Importação?

Essa é emitida antes da retirada da mercadoria na aduana. Cada região tem suas próprias regras, então vale checar com a SEFAZ local ou com o seu contador para garantir que tudo esteja correto.

Como Contabilizar uma Invoice na Contabilidade?

Para registrar a Invoice na contabilidade, é importante acompanhar o fechamento do câmbio, que determina a venda da moeda estrangeira para o banco. Isso ajuda a registrar o valor exato da transação e a evitar surpresas na hora de calcular o faturamento.

Se você tem dúvidas ou precisa de ajuda para emitir uma Invoice, entre em contato! Será um prazer ajudar e conversar sobre sua empresa.